Tips para aumentar la productividad
Seguramente sos de los que no terminan todo lo que se proponen en el día, o de los que tienen una larga lista de pendientes, o tal vez sos un excelente procrastinador. Si te pasa algo de esto, no estás solo.
La mayoría de las personas tienen el mismo problema, se dice que 9 de cada 10 personas procrastina. Incluso se está normalizando que procrastinar está bien, que tener miles de pendientes en cola es cool, algunos hasta suben a sus redes sociales historias o fotos trabajando hasta muy tarde, etc. Por ahí se lee que los millenials son multitasking y buenos procrastinadores y que esa es la tendencia del futuro. Pero saben qué, todo eso está MAL.
Antes de darles tips para aumentar la productividad quiero hablar de estos dos mitos y que tienen que dejar de hacerlo AHORA MISMO:
Procrastinar
Cuántas veces nos pasó que teníamos que hacer un informe o una tarea, y cuando agarrábamos la compu para empezar nos venían unas fuertes ganas de limpiar la casa o la ropa, o nos molestaba la iluminación y cambiábamos cortinas y las lámparas, o nos atacaba el hambre y nos preparábamos algo para comer. Hacíamos cualquier cosa menos el informe o la tarea en cuestión.
Eso amigos míos, es procrastinar, dejar de hacer las cosas o posponerlas para más tarde. Si quieren ser más productivos tienen que dejar de hacerlo ya mismo, más adelante les dejo un par de tips para dejar de procrastinar.
Multitasking
La mayor mentira del siglo XXI, no somos multitask y nunca vamos a serlo, esta mentira es casi criminal, no pueden vendernos la idea de que podemos hacer varias cosas a la vez. La ciencia explica que el cerebro no puede realizar dos tareas a la vez. Y si la ciencia lo afirma desde hace años. ¿Van a creerle a un posteo en facebook que diga lo contrario?
Todas las ventajas que el multitask dicen tener no son ciertas, como por ejemplo aumentar la productividad, ahorrar tiempo, capacidad de trabajar bajo presión. Seguramente creen que son buenos haciendo muchas cosas a la vez, pero lo que no saben es que pueden ser mucho más productivos de lo que son si realizan una cosa a la vez. A continuación les dejo unos tips para que aumenten la productividad y no se dejen engañar por todo lo que leen en internet.
Tips para aumentar la productividad
- Agenda y lista de pendientes
Para empezar el día, tenes que priorizar las tareas, tenes que saber distinguir las cosas que son importantes, las que son urgentes y las que no son ninguna de las dos cosas.
Nunca confíes en tu memoria, te recomiendo que tengas una agenda y escribas todo lo que tenes que hacer en el día, anota todas las cosas que se te venga a la cabeza, incluso las que no son importantes. Cómo por ejemplo: Reunión con un cliente, almuerzo con el jefe, informe del mes, salir a caminar, ordenar la casa, hacer las compras del supermercado.
Al anotar todo en forma de lista, podes priorizar cuál de estas tareas son las más importantes y cuáles podes dejarlas pasar. Al plasmar todo en un papel, liberas espacio en el cerebro para que pueda funcionar mejor, ya que no tiene gastar energía extra para acordarse de lo que había que hacer o qué quedo pendiente.
Así también es muy motivante ir tachando las tareas realizadas durante el día. Es muy gratificante saber que hiciste todo lo que te propusiste o por lo menos lo más importante.
Si no te gusta tener una agenda, podes descargarla una en el teléfono o en la pc, existen muchas aplicaciones que te pueden ayudar a gestionar tus tareas, como por ejemplo la más simple que recomiendo es Google calendar y Google Keep, también existen otras como one note, todoist, evernote o cualquier bloc de notas que tengas a mano.
Anota todo lo que se te ocurra, mejor tener las ideas en un papel a que se te pierdan en la memoria.
2. Desactiva tus notificaciones y disminuye el uso del celular
No te va a gustar lo que te voy a contar, pero gastas mucho tiempo valioso mirando las notificaciones de tu celular, y no te culpo, porque las notificaciones están diseñadas para que te pegues a tu celular, pues es negocio para las compañías que pases mucho tiempo ahí.
Comencé a controlar el tiempo que perdía mirando mi teléfono y me sorprendió que utilizaba entre 5 a 6 horas por día mirando el display. De esas horas la mayor parte del tiempo estaba respondiendo mensajes, mirando el twitter, apagando las notificaciones de facebook y messenger (Que a veces se prenden y no hay nada).
¿Pueden estar mucho tiempo sin revisar el celular? ¿No? El miedo de perdernos algo es el que nos tiene atado al celular, por eso revisamos a cada rato para ver qué está pasando en ese momento. ¿Realmente está pasando algo afuera y necesitamos saberlo? La mayoría de las veces no.
Ocurre lo mismo con el correo electrónico. ¿Cuántas veces al día revisamos el buzón de entrada?
Por eso les recomiendo que desactiven sus notificaciones, por lo menos cuando están trabajando, estudiando o realizando alguna tarea que requiera concentración, dejen el celular boca para abajo y van a ver cómo aumenta la productividad.
Y si son de los que trabajan con redes sociales, o que responder comentarios o atender notificaciones es parte del trabajo, les recomiendo que se tomen unos minutos durante el día para realizar esa tarea. No hace falta que estén pendientes a las notificaciones todo el tiempo, pueden hacerlo una hora por la mañana y otra por la tarde.
3. No dejes para mañana lo que puedes hacer hoy
Es tan fácil decir esta frase pero ¿Cómo hacemos para hacer las cosas ahora y no procrastinar? El secreto consiste en tomar esa tarea que no nos gusta hacer, y partirla en pequeñas tareas que podemos hacerla una por una.
Por ejemplo, si tenes que hacer un informe financiero de gastos, no pongas en tu lista de tareas “Hacer un informe financiero de gastos”, comenzá con pequeñas tareas como “Juntar los documentos del informe”, “ordenar los documentos por fecha”, “cargar las facturas en el sistema” y así, sin darte cuenta ya estás haciendo el informe.
Otro consejo para realizar las tareas que no nos gusta es hacerlas al empezar el día, es mejor comenzar con lo difícil y dejar lo más sencillo para el final.
La regla de los dos minutos:
Si una tarea te va a tomar menos de dos minutos, hacelo ya, sin listas, sin agenda, sin borradores, hacelo ya mismo.
4. Busca tu fuente de inspiración y elimina lo que te absorbe productividad
Vamos a partir este enunciado en dos:
Busca tu fuente de inspiración. ¿En dónde somos más productivos? ¿En qué condiciones trabajamos mejor?¿Cuál es el horario en donde me salen mejor las cosas? Responder estas respuestas es muy importante para poder aumentar la productividad.
Algunas personas son más productivas por las noches y otras por las mañanas, algunas prefieren trabajar en completo silencio y otras se concentran mejor con música o con el ruido de ambiente. Algunas trabajan mejor en espacios abiertos, otras en sus casas, otras en la oficina, en la hamaca, en el quincho del trabajo, etc.
Encontrar ese lugar y horario perfecto para trabajar puede aumentar en gran medida la productividad, por eso te recomiendo que analices bajo qué condiciones te gusta trabajar.
Así mismo, eliminar lo que te absorbe productividad es fundamental para trabajar de una mejor manera, alejate de todo lo que creas que puede afectar a tu trabajo, puede ser el celular, las redes sociales, los amigos, la familia, alejate de toda distracción.
Otra cosa que puede absorber la productividad es el síndrome de las falsas esperanzas, cuando las metas y los objetivos que se fijan no se ajustan a la realidad pueden generar frustración. Cuando hagas tu lista de tareas tenes que ser consciente de las que sí podes realizar y no te pongas metas inalcanzables.
5. Dormir mejor
La Organización Mundial de la Salud recomienda que una persona adulta tiene que dormir entre 7 a 8 horas, tomate este tiempo para recuperarte y seguir. No les creas a los que se creen “cool” por dormir solo tres horas al día.
Dormir lo suficiente trae consigo muy buenos beneficios como: Aumento de la creatividad, mejora de la memoria, ayuda a bajar de peso, reduce la depresión, protege al corazón y por supuesto te hace más sano.
Cuando dormís bien tenes muchas energías para empezar el día ¿Todos estamos de acuerdo que cuando trasnochamos nos cuesta arrancar al día siguiente? No hay ningún secreto en esto, dormí bien y recarga las pilas.
Empezar a dormir mejor no es una tarea fácil, si sos de los que se tienen que levantar muy temprano para ir a trabajar, o dejar a los chicos en la escuela, entonces tu horario de levantarte ya está fijado, deberías encontrar la forma de dormir más temprano.
Requiere en un principio de mucha disciplina, ponete un horario para ir a la cama, deja todo lo que estas haciendo y aléjate de cualquier aparato electrónico por lo menos una hora antes.
6. Cuida tu salud y ten buenos hábitos
Los buenos hábitos son la clave de la productividad, comer bien y a tiempo, realizar actividad física, beber mucha agua, unos minutos de lectura, etc. Los buenos hábitos te mantienen con energía, una persona con malos hábitos no podrá ser más productiva que una con buena salud.
Pon en práctica todos estos tips y vas a ver cómo aumenta tu productividad y te va a sobrar más tiempo para hacer lo que te gusta. Si tenes algún tip que no haya mencionado o queres aportar alguna experiencia podes dejar en los comentarios y los incluimos más adelante.
